Doğru Yazılım Nasıl Seçilir?
Piyasada çok miktarda ön muhasebe programı mevcut.
Tüm bunlar arasından size uygun olan yazılımı ve güvenebileceğiniz firmayı nasıl seçeceksiniz?
Cevabı kendiniz bulmak zorunda olsanız da size 6 adet önemli test kriteri veriyoruz.
Ücretsiz dağıtılan programlar kullanmak
Meşhur bir söz vardır: "Bir ürün için bedel ödemiyorsanız ürün sizsiniz"
Yeni kurulan işletmelerin veya ilk defa bir ön muhasebe programı kullanacakların yaptıkları en büyük hata tamamen ücretsiz program dağıtımı yapan şahısların programlarına yönelmektir.
Genelde ortada Limited veya Anonim şirket olmadığı için verileriniz güvende olmayacaktır.
Verileriniz para kazanmak amacı ile başka firmalara satılabilir veya ayarlanmış bir tarih ile ücretsiz programınız aniden çökebilir. Karşınızdaki kişi/kişiler bu yolla para kazanan ve firma olmayan kişiler olmayabilir.
Demo sürümü kullanmadan satın almak
En büyük ikinci yanlıştır. Hem size hem de yazılım firmasına zarar verir. Sadece fiyatına bakarak aldığınız programdan umduğunuzu bulamadığınızda hem yazılımı kullanmanızın çok büyük bir anlamı kalmaz hem de yazılım firmasınız haksız yere üzebilirsiniz.
Unutmayın ki 100.000? değerinde yazılımlarda da “fatura” modülü var, 1000.- TL değerindeki yazılımlarda da “fatura” modülü var. Sizce her ikisi de aynı olabilir mi!?
Almanız gerekenden çok daha üst bir program satın almak
Muhasebe programı satın alırken öncelikle personellerinin eğitim seviyesi ve yazılım kullanma tecrübelerini tartmanız gerekir. Çoğu firma personellerinin kullanamayacağı kadar üst seviye yazılımları almaktadır.
Bu hem yazılımı başarısız kılacak hem de personellerin yazılımı kötülemesine neden olacaktır.
Sitede referanslar var mı? En az 2 referansı arayın.
Sitede eğer referanslar yok ise bu çok kötü! Logo olarak referanstan bahsetmiyoruz, açık açık firma ismi yazması lazım ki referansı arayabilesiniz, yoksa "referans" kelimesinin ne anlamı kalıyor!? Mutlaka en az 2 firmayı arayın sorun, çekinmeyin, paranızı çöpe atmayın!
En önemli adım : Ürünün demosunu bilgisayarınıza indirin
Programın demosunun olmaması kabul edilebilir değildir. Dünyaca ünlü tüm programların demosu kolayca indirilebilir ve kurulabilirdir. Programın ms-sql kullanması bahane değildir. Kolay kurulumu olmayan bir yazılım firması bir çok şeyi yapabilme noktasında da eksidir!
Mutlaka ama mutlaka ürünün demosunu bilgisayarınıza indirin. Bu en önemli adımdır. Yazılımı satın almadan evvel bilgisayarınızda doğru ve hatasız çalıştığını mutlaka görün ve mutlaka her modülüne bir kayıt yapmış olun. Asla herhangi birinin vaatleri ile program satın almayın.
Eğitim videolarını izleyin
Bir ticari yazılımın 200'ün üstünde eğitim videosu olması lazım. Eğitim videolarında özellikle stok kartları, sipariş ve fatura videolarını izleyin. Özellikleri tek tek ayrıntılı anlatmayan eğitim videoları detaylara girilmiyor ise sonra nasıl öğreneceksiniz?
Senaryolar oluşturun, satın aldıktan sonra yapacaklarınızı satın almadan yapın.
Mesela bir müşteri geldi size sipariş verdi, sonra siparişi yarı yarıya karşıladınız. Bunu programa ifade edemiyorsanız sipariş modülü sizin işinize yaramayacaktır. Veya birden fazla irsaliyeyi tek faturada faturalamak isteyin (kesinlikle başınıza gelecek) eğer bu özellik yok ise fatura için başka özelliğe bakmaya gerek bile kalmadı. Programı zorlayın…
Raporları İnceleyin
Bu adım genelde hiç kimsenin aklına gelmez veya es geçilir. Halbuki bir yazılım firmasının kalitesini ölçebileceğiniz en büyük 2. testtir. Yazılıma birçok bilgi girdiniz fakat bu yazılımdan istediğiniz raporları alamadıysanız (ki şu anda hiçbirisi aklınıza gelmeyecektir) o yazılım bir işinize yaramayacaktır. Rapor departmanı olmayan bir muhasebe programı size ancak stok mevcudu ile carilerin borç alacak bilgisini verir. Rapor konusunu netleştirin.
Bonus: Fiyat Listesi
Şirketlerin iki türlü fiyat politikası vardır;
1- Şeffaf fiyat politikası uygulayan firmalar
2- Müşteriye göre fiyat veren firmalar.
Yazılım sektöründe müşterinin ihtiyaçlarına göre fiyat çalışması yoktur! Bu davranış donanım sektörü için geçerlidir. Çünkü fiyatlar hem donanım konfigurasyonuna göre hem de USD kuru nedeni devamlı değişkenlik gösterir. Yazılım alanında böyle bir durum yoktur!